向沟通对手表示善意与欢迎

 

    --I will arrange everything.

 

    如果沟通是由你发起，提供对手一切的方便，能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下

 

进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的，你热心地告知他：“I will arrange 

 

everything." (我会安排一切。）不但表现出你的诚意，也能使他在不必顾虑食宿等琐事

 

的情况下，专心与你进行沟通。

 

 

 

   沟通进行中应避免干扰

 

    —No interruptions during the meeting!

 

    如果沟通的地点是在你的公司，那么请叮咛你的部属，勿在沟通过程中做不必要的干

 

扰。因为过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱。

 

 

 

    资料须充实完备

 

    —We have a pamphlet in English.

 

    具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说 "We have a pamphlet in 

 

English．"（我们有英文的小册子。）或 "Please take this as a sample"（请将这个拿

 

去当样品。）时，一定会兴趣大增，进而问你许多和产品有关的问题。如果你平时资料搜

 

集得****，便能有问必答。这在商务沟通上是非常有利的。

 

 

 

    要有解决问题的诚意

 

    —Please tell me about it.

 

    当客户向你提出抱怨时，你应该做的事是设法安抚他。****的办法就是对他提出的抱

 

怨表示关切与解决的诚意。你的一句“Please tell me about it”（请告诉我这件事的情

 

况。）或“I'm sorry for my error and assure you I will take great care in 

 

performing the work”（我为我的错误感到抱歉，并向您保证，我会尽全力处理此事。）

 

令对方觉得你有责任感，也会恢复对你的信任。

 

 

 

    随时确认重要的细节

 

    —Is this waht we decided?

 

    商务洽谈中，一牵扯到金额、交货条件和日期时，除了洽谈当时要用口头复述加以确

 

认外，合约拟好后，更要详细地过目一遍。一旦发现疑点，应立刻询问对方“Is this 

 

what we decided? ”（这是我们说定的吗？）合约内容真的错得离谱，就应告诉对方“I

 

＇ll have to return this contract to you unsigned."（我得将这份合约退还给你，不

 

能签名。）以示抗议。任何合约上的问题，宁可罗嗦一点，也决不可含糊。

 

 

 

    听不懂对方所说的话时，务必请他重复

 

    —Would you mind repeating it?

 

    英语不是我们的母语，听不懂是很自然的。听不懂又装懂，那才是有害的。其实请人

 

家重复或再讲清楚一点并不难，你只要说”Would you mind repeating it?"（您介意再讲

 

一遍吗？），相信对方不但会再说一遍，而且连速度都会放慢些。如果你还是没听懂，那

 

么仍然要用这个老方法：“Could you explain it more precisely?”（您能解释得更明

 

白一点吗？）

 

 

 

   说“不”的技巧

 

    --No, but …

 

    在商务沟通上，该拒绝时，就应该斩钉截铁地说“No．”拐弯抹角地用“That＇s 

 

difficult"（那很困难。）或“Yes, but..."（好是好，可是…）来搪塞，会令对方觉得

 

你答应得不够干脆，而不是在委婉地拒绝。如果你说“No，but…”对方便清楚地知道你是

 

拒绝了，但似乎还可以谈谈。这个时候，你因为已先用“No”牵制对方，而站在沟通的有

 

利位置上了。

 

 

 

    不浪费沟通对手的时间

 

    -- ...then I＇ll drive you to the airport for your flight at 7:00.

 

    在沟通开始以前，****事先得知沟通对手的行程表，并尽量配合。当你和客户谈好了

 

一切细节以后，你对他说“I＇ll have my secretary type the contract for you to 

 

sign at once, then I＇ll drive you to the airport for your flight at 7:00. (我

 

会让我的秘书立刻将合同打好给您签名，然后，我开车送您去机场搭七点钟的飞机。）想

 

必他一定会感激你的周到细心，因此也会采取合作的态度。

 

 

 

    达到目地，立即离开

 

    —I＇m glad to have met you, Mr. Lee.

 

    如果协议达成，而你仍流连忘返，则有以下两种危险：沟通对手改变主意；或者你可

 

能因松懈而目不择言，说错了话。因此商议一完成，立即以 "I＇m glad to have met 

 

you, Mr. Lee."（李先生，很高兴认识您。）收场，告别离去。

 

 

 

   保留沟通对手的面子

 

    —Your views regarding management differ from mine.

 

    要使沟通****失败，****的办法就是使你的沟通对手颜面尽失。可是，这该不是你所

 

要的结果吧？因为如此一来，沟通不但要破裂，也会招来对手的怨恨。虽然你重重地打击

 

了对手，自己却也成了失败的沟通者。因此向对方提出质疑时，要确定将矛头指向事情本

 

身，而不是对手身上：“Your views regarding management differ mine．”（您的经营

 

观点和我的不同。）有时候，你甚至于可以将责任归咎于不在场的第三者身上，而不是直

 

接推给沟通对手：" Someone must have given you wrong information."（一定是有人把

 

错误的情报给了你。）这样的说法可以引导对方修正他的观点，而不会触怒了他，使他拂

 

袖而去。